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La photocopieuse du lundi matin.
Chaque embauche commence pareil : on réclame au futur salarié sa carte d'identité, sa carte Vitale, un RIB, un justificatif de domicile. Il les envoie par messagerie, en trois fois, dont une photo floue. Quelqu'un les imprime, les range dans une chemise, et recopie le numéro de sécurité sociale à la main dans la déclaration d'embauche.
types de pièces suivis, du recto de la carte d'identité à la visite médicale
lien envoyé au salarié, par courriel ou par SMS
document lisible sur le disque du serveur
sous-domaine par employeur, données strictement cloisonnées
Le déroulé
- 01L'employeur ouvre une demande
Poste, qualification, date de prise de poste, société concernée. Trente secondes. Un lien personnel est généré.
- 02Le salarié reçoit le lien
Par courriel ou par SMS, au choix. Il ouvre la page sur son téléphone : ni compte à créer, ni mot de passe, ni application à installer.
- 03Il remplit et photographie
État civil, naissance, nationalité, numéro de sécurité sociale, adresse, coordonnées bancaires, situation familiale, personne à prévenir. Puis il photographie ses pièces, directement depuis l'appareil du téléphone.
- 04Il signe à l'écran
Au doigt. La signature est horodatée et rattachée au dossier.
- 05L'employeur voit le dossier se remplir
Pièce par pièce, avec ce qui manque en rouge. Plus besoin de relancer à l'aveugle : on relance sur ce qui manque vraiment.
- 06Déclaration et contrat sortent pré-remplis
La déclaration préalable à l'embauche reprend les informations saisies par le salarié — plus de recopie de numéro de sécurité sociale. Le contrat est produit depuis le gabarit de la société, avec sa convention collective.
- 07Le dossier part au cabinet
En un envoi, vers le destinataire enregistré. Tout est tracé dans un journal : qui a fait quoi, quand.
Ce que l'outil manipule
Une carte d'identité, un numéro de sécurité sociale, un IBAN, une adresse personnelle. Il n'existe pas beaucoup de dossiers plus sensibles dans une petite entreprise — et ils circulent d'ordinaire en pièce jointe dans des boîtes de messagerie personnelles.
Ce qui a été livré avec
- Un sous-domaine et des comptes par employeur ; aucun ne voit les dossiers d'un autre.
- Des gabarits de contrat modifiables par l'employeur, sans passer par nous.
- Des destinataires enregistrés, pour l'envoi au cabinet comptable.
- Un journal des actions, consultable.
Un dossier, et ce qui lui manque encore.
Écran reconstruit — dossier et dates inventés
La colonne de droite est celle qui a le plus changé le quotidien : on voit d'un coup d'œil ce qui manque, au lieu de rouvrir une chemise cartonnée pour vérifier.
Les pièces ne sont jamais écrites en clair
C'est la décision structurante du projet. Chaque document déposé est chiffré avant d'être écrit sur le disque, avec une clé rangée hors de la racine web, lisible seulement par le service.
Concrètement : quelqu'un qui obtiendrait une copie du serveur, ou une sauvegarde égarée, n'aurait que des blocs illisibles. Les cartes d'identité ne sont pas récupérables sans la clé, qui ne se trouve ni dans la base, ni dans le code, ni dans les sauvegardes de données.
Le reste suit la même logique : le lien envoyé au salarié est unique et ne donne accès qu'à son propre dossier, les types de fichiers acceptés sont limités, et la taille est bornée pour qu'une photo prise au téléphone passe sans que le serveur puisse être saturé.
Ce que ça remplace
- →Les pièces jointes
Des documents d'identité qui dorment dans des boîtes de messagerie, indéfiniment.
- →La chemise cartonnée
Et la question « il nous manque quoi, déjà ? » le matin de la prise de poste.
- →La recopie du numéro de sécurité sociale
Treize chiffres et une clé, recopiés à la main dans une déclaration. On devine la suite.
- →Les relances à l'aveugle
« Tu m'as envoyé ton RIB ? » — auquel personne ne sait répondre de mémoire.
Où en est l'outil
Il est en service depuis septembre 2026, sur son propre serveur, chez son premier employeur. Nous le déployons ensuite pour d'autres : chacun reçoit son sous-domaine, ses gabarits de contrat et ses comptes, sans jamais croiser les dossiers d'un autre.
Nous le disons comme c'est : l'outil est jeune. Ce que nous savons de lui vient de sa conception et de nos tests, pas encore de deux ans d'usage. Nous préférons l'écrire que de vous laisser le supposer.
Pour qui c'est utile
Toute entreprise qui embauche régulièrement sans avoir de service du personnel : commerce, restauration, bâtiment, propreté, sécurité. C'est-à-dire là où l'embauche est fréquente, souvent urgente, et où personne n'a le temps de courir après un justificatif de domicile.
Et particulièrement chez les employeurs qui gèrent plusieurs sociétés : l'outil les tient séparées, avec leurs conventions collectives respectives.
Vous embauchez souvent, et le dossier traîne ?
Dites-nous combien d'embauches par an et quelles pièces vous réclamez. On vous montre l'outil sur un dossier de test.