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Deux cents lignes de facture, saisies une par une.
À chaque livraison, il fallait entrer la marchandise dans le logiciel de caisse : code article, quantité, prix d'achat, remise, prix de vente. La facture arrivait en PDF. Le logiciel, lui, attendait un fichier texte avec des colonnes dans un ordre bien précis.
La chaîne, telle qu'elle tourne aujourd'hui
- 01On dépose la facture
PDF, CSV ou tableur. Le lecteur repère les lignes article par le code-barres, puis rattache chaque nombre à la bonne colonne d'après l'en-tête : code fournisseur, libellé, colisage, quantité, prix d'achat, remise, TVA, montant hors taxes, prix de vente.
- 02On regarde ce qui a été lu
Un aperçu affiche les lignes avant enregistrement. Rien n'entre en stock sans qu'un humain ait vu l'écran.
- 03Le total est recalculé
Hors taxes, TVA et toutes taxes comprises sont recalculés depuis les lignes et comparés au total imprimé sur la facture. Un écart d'un centime se voit tout de suite — et un écart d'un centime signifie presque toujours une ligne mal lue.
- 04Les articles sont rapprochés
D'abord par code-barres, ensuite par code fournisseur. Une association faite à la main est mémorisée : la livraison suivante la reconnaît toute seule. Au bout de quelques factures, il ne reste plus grand-chose à faire.
- 05L'export sort au bon format
Colonnes, ordre, séparateur, en-tête et format des décimales se règlent dans un écran de paramètres, avec un aperçu en direct. Deux boutons : tout exporter, ou seulement les lignes dont l'article est déjà connu.
Le principe qu'on ne lâche pas
Un outil qui lit des documents se trompe forcément un jour. Il doit donc toujours pouvoir dire « je ne suis pas sûr » plutôt que d'inventer une valeur. Ici, le contrôle des totaux joue ce rôle : tant qu'il ne tombe pas juste, l'export reste possible mais l'écran l'annonce en rouge.
La partie honnête du dossier
Un lecteur de PDF reste générique tant qu'il n'a pas vu de vraies factures. Nous avons livré la mécanique complète, puis nous l'avons calée sur les documents réels du fournisseur — c'est à ce moment-là que les colonnes et les libellés se figent.
Même chose pour la sortie : tant qu'on n'a pas un exemple de fichier accepté par le logiciel de caisse, le gabarit d'export reste paramétrable plutôt que deviné. C'est pour cette raison qu'il est réglable depuis l'écran de paramètres et pas codé en dur.
Ce que ça a changé
Une réception de deux cents lignes qui prenait une heure et demie passe en quelques minutes, contrôle des totaux compris. Les erreurs de saisie de prix d'achat — celles qui se voient trois mois plus tard sur la marge — ont disparu.
Et le référentiel d'articles, qui n'existait nulle part, s'est construit tout seul au fil des livraisons.
Le contrôle, avant que quoi que ce soit entre en stock.
Écran reconstruit — données fictives
Le total recalculé depuis les lignes est confronté au total imprimé sur la facture. Tant qu'ils ne concordent pas, l'écran le dit. Les articles inconnus sont isolés : une fois associés à la main, ils seront reconnus tout seuls à la livraison suivante.
Vous ressaisissez des documents que vous recevez déjà en fichier ?
C'est le type de projet qui se rentabilise le plus vite. Envoyez-nous trois factures.