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Deux jours de pointage par mois, ramenés à une matinée.
Un réseau de quatre supermarchés de proximité. Chaque mois, il fallait vérifier que ce qui était passé en caisse se retrouvait bien sur le compte en banque — à la main, ligne par ligne, sur un tableur.
points de vente
écritures rapprochées par mois et par magasin
moyens de paiement à distinguer
de la première maquette à la mise en service
Le point de départ
Le logiciel de caisse sort un rapport de versements : un tableau jour par jour, moyen de paiement par moyen de paiement. La banque, elle, envoie un relevé au format OFX ou un tableur, avec des libellés écrits par une machine des années quatre-vingt-dix — « 236913 05/08 REMISE CARTE » — où la date de l'opération n'est pas celle de l'écriture.
Entre les deux, quelqu'un cherchait pourquoi il manquait 12,40 €. La plupart du temps, la réponse était sans intérêt : une remise passée le lendemain, un chèque impayé, une commande de monnaie. Mais il fallait quand même la trouver, parce que de temps en temps l'écart cachait autre chose.
Ce qu'on a construit
- 01Import des deux sources
Le rapport de caisse est reconnu automatiquement et importé sur deux niveaux : le total du jour, pointable, et le détail des versements, consultable. Le relevé bancaire arrive en OFX, avec dédoublonnage sur l'identifiant d'opération, ou en tableur avec détection de l'en-tête.
- 02Classification
Chaque mouvement reçoit un moyen de paiement et un périmètre. Les salaires, le loyer, les fournisseurs et les prêts sont marqués « hors caisse » : ils ne déclenchent plus d'alerte pour rien. Les contre-passations liées à la caisse, elles, restent à pointer.
- 03Lettrage automatique
L'outil lit la date d'origine cachée dans le libellé, tolère les décalages de règlement, regroupe les remises multiples et propose les correspondances restantes. Ce qui ne tombe pas juste est présenté à l'humain, avec le motif probable.
- 04Anomalies et coffre
Écart de caisse, doublon, remise jamais créditée, chèque impayé. Le comptage de coffre est saisi dans l'application, billet par billet, et confronté au solde théorique.
- 05Export comptable
Un fichier par mois pour le cabinet, dans le format qu'il attend, avec les pièces justificatives rattachées.
Contraintes du projet
- Aucune ressaisie : les gérants n'avaient pas de temps à donner.
- Application isolée du reste du système : base, code et service séparés.
- Un compte par magasin, aucun magasin ne voit les chiffres d'un autre.
- Doit tourner sur un navigateur de l'arrière-boutique, y compris ancien.
Ce que ça a changé
Le pointage mensuel se fait maintenant en une matinée pour les quatre magasins. L'essentiel du temps passe désormais sur les vraies anomalies — celles qui méritaient qu'on s'y arrête — au lieu du travail de recopie.
Effet de bord inattendu : en classant les mouvements « hors caisse », le gérant a découvert deux prélèvements récurrents dont plus personne ne se souvenait.
Ce qu'on ferait autrement
Nous avons écrit le lecteur de rapport de caisse avant d'avoir vu un vrai export du logiciel du client. Résultat : deux semaines de calage sur des colonnes qui ne tombaient pas au bon endroit.
Depuis, la première question qu'on pose sur ce type de projet est toujours la même : envoyez-nous un fichier réel, même sale, même incomplet.
L'écran de pointage, tel que le gérant le voit.
Écran reconstruit — données fictives
Chaque ligne bancaire porte son état : lettrée, à vérifier, non créditée, ou hors périmètre. Ce dernier libellé est celui qui a le plus changé le quotidien — il fait disparaître de la liste les salaires, le loyer et les prélèvements, qui n'ont rien à faire dans un pointage de caisse.
Le même écart tous les mois, chez vous aussi ?
Envoyez un export de caisse et un relevé. On vous dit sous 48 h ce qui se lettre tout seul.